Votre bureau commence à crouler sous les tas de papiers ? Vous déplacez régulièrement les piles de documents et de courriers pour faire de la place ? Vous attrapez une suée à chaque fois qu’on vous demande de trouver une pièce administrative ? Il est temps de réagir.
C’est évident, vous le savez, un bon classement des documents administratifs de votre entreprise vous permettrait de gagner du temps. Mais cette rigueur quotidienne est difficilement applicable lorsque vous êtes sur le terrain. C’est le travail d’une assistante administrative. Seulement, ces tâches ne rempliront pas un emploi du temps complet et vous ne souhaitez pas prendre le risque d’une embauche.
C’est exactement dans ce cas que je peux vous aider. Assistante administrative externalisée, je possède la rigueur et la patience nécessaires pour faire ce gros rangement dont vous avez besoin. Puis, pour l’entretenir au jour le jour.
Pourquoi classer ses documents administratifs
Le classement de pièces administratives comprend le tri et le rangement de ces pièces mais également, surtout et avant tout leur traitement. C’est l’ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein d’une entreprise. Et, c’est essentiel à son bon fonctionnement.
En tant qu’assistante administrative externalisée, je viens régulièrement collecter les pièces à classer. Je les trie, les numérise si besoin et les range. Ce travail va permettre d’éviter les pertes de documents ou les heures passées à rechercher une pièce importante au moment de constituer un dossier.
Le classement des documents administratifs de votre entreprise va vous permettre un véritable suivi. Il vous facilite le contrôle des opérations.
Comment vais-je organiser vos archives
Si les bases du classement de documents sont les mêmes pour tous évidemment, il n’y a pas véritablement de règle en la matière. Pas de solution idéale non plus.
La meilleure des solutions est celle qui va s’adapter au fonctionnement de vos services. Nous travaillerons donc en amont de ma mission pour définir vos besoins. La logique de classement découlera de cette réflexion préalable au rangement.
Vous pouvez préférer un classement des documents en classeur, boîte, armoire de rangement, intercalaire, feuillet mobile… Ou un classement purement numérique. Dans ce cas, il faudra définir une arborescence (plan de classement) informatique.
La meilleure des solutions pour organiser les documents de votre entreprise sera celle qui vous fera gagner du temps au moment de chercher dans les archives.
Alors, n’attendez plus.