Faire appel à une assistante administrative externalisée, c’est avant tout une question de confiance. Pendant quelques jours, quelque semaines ou plusieurs mois, une personne que vous ne connaissez pas, parfois que vous n’avez jamais rencontré en personne, va entrer dans l’intimité de votre entreprise. Voici pourquoi, avant de conclure quelque contrat d’externalisation que ce soit, je prends avec chacun de mes clients un certain nombre d’engagements. En retour, j’attends d’eux le respect de quelques petites règles très simples qui me permettront de mener les missions qui me seront confiées à bien.
Je m’engage
À une confidentialité totale. Je mets un point d’honneur à ne communiquer à personne les données ou informations que vous me confiez. C’est vous qui décidez quels sont mes interlocuteurs dans votre entreprise ou chez vos partenaires.
À ne pas conserver vos données. Lorsque notre collaboration prend fin, je vous rends tous les documents que vous avez pu me confier et ceux que j’ai élaboré dans le cadre de notre collaboration. Je ne conserve aucun mot de passe que vous auriez pu me confier.
À ne pas conserver ou communiquer à un tiers la liste de vos clients et/ou fournisseurs. Je n’utilise pas vos bases de données clients ou fournisseurs pour constituer des bases de données destinées à la revente ou à un usage de mon entreprise.
À respecter l’enveloppe budgétaire convenue. Lors de la signature du contrat qui nous lie, nous déterminons ensemble une enveloppe budgétaire maximale par tâche confiée. Le cas échéant, cette enveloppe budgétaire peut s’exprimer sous la forme d’un crédit temps. Je m’engage à vous facturer mes prestations dans les limites de ce qui a été convenu. En cas de dépassement probable (tâche supplémentaire confiée, aléa de fonctionnement émanant de vous, …), je prends contact avec vous afin de solutionner d’un commun accord la situation et éviter ainsi les mauvaises surprises.
À effectuer les missions confiées dans vos locaux si vous le désirez. Certains chefs d’entreprise préfèrent que j’effectue les missions qui me sont confiées dans leurs locaux pour des questions de praticité. Je peux me déplacer sur des créneaux d’une demi-journée minimum.
Vous vous engagez
À me faire totalement confiance. La confiance doit aller dans les deux sens pour obtenir une collaboration fructueuse et sereine.
À me communiquer la totalité des informations dont j’ai besoin en temps et en heure. Afin de répondre au mieux à vos demandes sans perdre de temps, j’ai besoin de certaines informations ou précisions. Je vous demande de rester un maximum disponible pour pouvoir répondre à mes éventuelles questions et demandes de précisions ceci afin que je puisse être la plus efficace possible.