Vous êtes entrepreneur, professionnel libéral, artisan, commerçant ou même responsable d’association. Vous savez que l’organisation et la gestion administrative sont des vertus essentielles à la réussite de votre structure. Pour autant, vous n’avez pas le temps, pas l’envie, ni peut-être même, le talent du rangement.
En tant que votre assistante administrative externalisée, je suis là pour vous aider dans la gestion administrative de votre structure.
Le gestionnaire administratif d’une entreprise est communément nommé secrétaire. C’est la personne qui intervient au quotidien auprès du dirigeant ou des collaborateurs exerçant des responsabilités opérationnelles au titre d’une activité ou d’un service. Discrètement mais efficacement, le gestionnaire administratif exerce une fonction support essentielle et contribue au bon fonctionnement de l’entreprise.
Je classe, trie et range les papiers
Je suis cette personne ressource. Vous pouvez me déléguer tout ou partie des tâches administratives qui pèsent sur votre emploi du temps. Confiez-moi, en vrac, les documents, les tickets de caisse, les factures… Je vous les retournerai classés, étiquetés et même numérisés si besoin. Et, en plus, je vais vous faire une confidence : j’aime ça !
Plus de moment de panique au moment de faire un bilan comptable ou de subir un contrôle administratif. Toutes les pièces sont-là, rangées. Vous êtes paré à toute éventualité.
Pour vous, je classe, j’archive les documents. Je remplis, je complète, je numérise. Ensuite, je constitue les dossiers. Enfin, le cas échéant, je cherche le formulaire manquant. En effet, la gestion administrative, c’est aussi le montage puis le suivi des dossiers administratifs (demandes de subvention, d’aides exceptionnelles…) et même des appels d’offres ou appels à projets.
Rédaction des comptes rendus
Une fois les échanges terminés, il est indispensable de consigner ce qui a été dit et décidé dans un compte rendu de réunion. Ainsi, le contenu des échanges reste clair pour tout le monde. Il n’y a pas de risque d’oublis ou de mauvaises interprétations. Comme le ferait une secrétaire, je vous assiste dans la rédaction de vos documents. Puisque je suis vous assistante administrative, je peux intervenir à deux niveaux.
En effet, je vous propose une transcription intégrale ou une synthèse rédigée et organisée à partir d’un simple enregistrement audio de la réunion. Si vous n’avez pas enregistré la réunion mais que vous avez commencé une transcription, je peux également travailler à partir de votre document. Je le mets en forme et le corrige.
Vous pouvez alors très rapidement diffuser votre compte-rendu de conseil d’administration ou votre synthèse de réunion à l’ensemble de vos collaborateurs.